NOTĂ DE INFORMARE PRIVIND PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Iţi punem la dispoziţie această NOTA DE INFORMARE pentru a iţi explica modul în care prelucrăm și
protejăm datele tale cu caracter personal, în calitate de participant in cadrul programelor educationale
organizate de HOSPICE Casa Speranței.
Când colectam aceste date despre tine, noi acționăm în calitate de operator de date personale și avem
obligaţia legală de a te informa despre prelucrarea datelor personale ṣi anume: ce date colectăm, de la cine,
în ce scop, drepturile pe care le ai ṣi cum ne poţi contacta cu orice întrebare legată de protecţia datelor.
Conform cerinţelor Legii nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679
al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce
privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a
Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor) avem obligaţia de a administra în condiţii
de siguranţă şi numai pentru scopurile specificate, datele personale pe care ni le furnizezi.

1. CINE SUNTEM ?
Fundaţia HOSPICE Casa Speranţei cu cele doua sedii: Braşov, str. Sitei, nr.17 A, tel 0268-474405, 0268-
470495, tel/fax 0268-474467 si București, str. Tămâioarei, nr. 121-123, Sector 2, tel: 0372-706208, cu nr.
de înregistrare 9774/1992, cod fiscal 4921504 (denumită în continuare „Hospice.”), reprezentată prin Mirela
Ileana Nemțanu în calitate de Director Executiv

2. CE SUNT DATELE CU CARACTER PERSONAL ?
Aṣa cum sunt explicate în Regulamentul 679/2016 „date cu caracter personal” înseamnă orice informaţii
privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoană vizată”). O persoană fizică identificabilă
este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de
identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online sau la unul
sau mai multe elemente specifice, proprii identitătii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice,
culturale sau sociale.
Astfel, datele cu caracter personal sunt considerate a fi cele care permit identificarea unei persoane, sau
care împreună cu alte seturi de date permit operatorului identificarea persoanei vizate.

3. CINE SUNT PERSOANELE VIZATE ?
Persoanele vizate în aceasta prelucrare sunt:
Persoanele fizice care se inscriu in programele de educaționale organizate de HOSPICE Casa Speranței.

4. CE DATE PERSONALE COLECTAM ?
Politica privind protecția și securitatea datelor personale a Hospice este de a colecta numai datele personale
necesare în scopurile enumerate în continuare și le solicităm pentru a executa anumite obligații legale aṣa
cum vom descrie mai departe.
• Categoriile de date personale care sunt solicitate și supuse prelucrărilor sunt următoarele:
• Date de identificare si contact (nume, prenume, adresa, seria și nr. de la CI/CNP, telefon, adresa de
email),
• Statutul de angajat, date despre angajator, și alte date care figurează în documentele necesare pentru
înscriere,
• Diplome de studii, calificări, specializări, atestări, abilități, certificat medical,
• Imaginile video colectate de sistemul de supraveghere al incintei,
• Vocea, imaginea, opinia ta
Hospice nu prelucrează date personale cu caracter special care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile
politice, sau convingerile filozofice sau apartenența la sindicate și prelucrarea de date genetice, biometrice,
date privind viața sexuală sau orientarea sexuală ale vizitatorilor.

5. SCOPUL PRELUCRARII DATELOR SI TEMEIUL LEGAL
Scopurile pentru care Hospice prelucrează datale tale cu caracter personal sunt:
• Intrarea in contract si executarea contractului de scolarizare (completarea formularelor de inscriere,
plata taxelor, efectuarea cursurilor, obtinerea atestatelor, publicarea absolventilor)
• Publicarea listelor cu medicii cu atestat in domeniul ingrijirilor paliative
• Publicarea listelor cu asistentii inscrisi la cursuri sau aflati pe listele de asteptare
• Respectarea obiectivelor Planului de Paza întocmit ṣi având avizul de specialitate al Poliţiei si
adoptarea măsurilor de securitate prevăzute în analiza de risc la securitatea fizică – imaginea ta
surprinsa de camerele de supraveghere atunci cand intri in incintele Hospice
• Organizarea de comunicari si evenimente caritabile pentru promovarea cărora vom folosi datele tale
pe urmatoarele platforme sau instrumente media: site-ul www.studiipaliative.ro, www.hospice.ro,
team.hospice.ro, pe pagina de Facebook www.facebook.com/HOSPICE Casa Sperantei,
www.facebook.com/TeamHOSPICE, www.facebook.com/Academia de Optimism, pe pagina de
Instagram @hospice_casa_sperantei, în raportul anual al organizaţiei disponibil pe website-ul:
www.hospice.ro şi în format fizic, pe posturile naţionale de Radio si Televiziune, pe spaţiile de
promovare din exterior (Out-of-Home), pe spaţiile de promovare din canale de media online cu care
HOSPICE Casa Speranţei are un protocol de colaborare.
Temeiul legal al acestor prelucrări este:
• Prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unui contract (conform articolului 6 alin. (1) litera b)
din GDPR) – inscrierea, absolvirea unui curs, obtinerea atestatului.
• Prelucrarea este efectuata pe baza consimtamantului tau (conform articolului 6 alin. (1) litera a) din
GDPR) – inscrierea la newsletter, folosirea imaginii, vocii, opiniei in promovarea evenimentelor
HOSPICE, publicarea listelor cu medicii cu atestat in ingrijire paliativa etc.
• Prelucrarea este efectuata pe baza unei obligatii legale (conform articolului 6 alin. (1) litera c) din
GDPR) – necesitatea prelucrarii unor date ca locul si data nasterii, locul de munca, pregatirea
profesionala, asa cum sunt prevazute in decizia Colegiului Medicilor nr.12/29.06.2018 sau in
Hotararea 17/28.03.2017 pentru aprobarea Normelor de creditare a formelor de educatie medicala
continua.
• Prelucrarea este necesară in temeiul interesului legitim al Hospice ( art 6 alin. (1) lit. f) din GDPR)
ca de exemplu monitorizarea video a persoanelor, bunurilor ṣi incintelor, dar ṣi ca măsură
suplimentară de pază – conform Norma metodologică 11/04/2012, Art.4 alin.1. Analiza de risc
efectuată a arătat că desfăṣurarea acestui tip de prelucrări este în echilibru cu drepturile tale ca
persoană vizată.

6. DURATA PRELUCRARII DATELOR
Vom păstra datele tale cu caracter personal pentru perioada necesară îndeplinirii scopurilor enumerate mai
sus sau pentru perioada impusă de legislația națională aplicabilă, în conformitate cu perioadele minime legale
de păstrare aplicabile și/sau atât cât este necesar pentru a ne exercita drepturile legitime (și drepturile
legitime ale altor persoane).
• În cazul în care prelucrăm datele cu caracter personal în temeiul consimțământului tău, aceste date
cu caracter personal vor fi prelucrate pe o perioada de 3 ani, cu excepția cazului în care te hotărăṣti
să retragi sau limitezi consimțământul înainte de expirarea acestei perioade. În astfel de cazuri, vom
înceta prelucrarea datelor cu caracter personal respective în scopurile relevante, sub rezerva oricărei
obligații legale de a prelucra aceste date cu caracter personal și/sau a nevoii noastre de a prelucra
aceste date cu caracter personal în scopul exercitării drepturilor noastre legitime (inclusiv a drepturilor
legitime ale altor persoane).
• In cazul in care exista implicatii financiare in legatura cu aceste date, acestea vor fi păstrate timp de
10 ani conform obligaţiei legale de păstrare a documentelor financiar contabile. După încheierea
acestei perioade, datele cu caracter personal (altele decât cele ce trebuie păstrate ca obligaţie legala)
vor fi distruse sau șterse din sistemele informatice sau transformate în date anonime pentru a fi
utilizate în scopuri de cercetare statistică.
• Datele prelucrate prin intermediul sistemului de supraveghere video sunt păstrate pentru o perioadă
cuprinsă între minim 20 de zile ṣi maximum 30 de zile.

7. STOCAREA DATELOR
Datele tale cu caracter personal sunt stocate în format scris sau digital. Ele se află în:
incinte închise sau cu acces controlat
• sertare sau dulapuri încuiate
• computere ṣi servere protejate de antivirus ṣi firewall ṣi cu acces prin user ṣi parola
• stocate pe suporturi inscriptibile la care au acces doar persoanele desemnate
• baza de date protejata cu parola

8. TRANSFERUL DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Vom dezvălui datele tale personale numai pentru scopurile menţionate anterior și pentru angajaţii,
împuterniciţii, operatorii asociaţi sau terţii enumeraţi în continuare. In acest sens, facem toate eforturile
necesare să ne asigurăm că toţi acestia respectă prevederile Regulamentului 679/2016 si ale Legii 190/2018
astfel încât datele tale personale să fie prelucrate, securizate și transferate în conformitate cu legislația în
vigoare.
Datele tale personale sunt administrate intern doar de către angajaţii sau terţii care au nevoie să le cunoască.
La bazele de date interne au acces angajaţii autorizaţi, care au primit instruirea necesară pentru respectarea
securităţii bazelor de date, din departamentul de pază, tehnic sau juridic.
Transferăm date către împuterniciţi sau operatori asociaţi
Datele tale personale sunt transferate acolo unde este absolut necesar, către companiile care ne furnizează
servicii, ca de exemplu:
• Companiile de telecomunicaţii, de securitate cibernetică, de arhivare, back-up si recuperare a datelor
etc.
• Birou Executor Judecatoresc, Birou avocatura si alte Instante Judecatoresti – ȋn caz de litigiu
• Finantatori interni si externi
Transferăm date către terţi
Datele tale cu caracter personal pot fi transferate către terţi, astfel:
• Dacă ne este solicitat de către o persoană care dovedeṣte că te reprezintă legal
• Dacă datele sunt solicitate de autorităţi sau instituţii ale statului sau în vederea respectării securităţii
naţionale sau în combaterea activităţii ilegale
• Dacă ne sunt necesare pentru a proteja drepturile, proprietatea sau siguranţa Hospice a angajaţilor
noṣtri, clienţilor, furnizorilor sau oricăror alte entităti cu care colaborăm.
Te informam că orice angajat, împuternicit, operator asociat sau terţ care prelucrează date cu caracter
personal este limitat prin lege ṣi prin contract (confidenţialitate, securitate) să utilizeze datele tale în alte
scopuri decât cele specificate de noi.
In afara cazurilor arătate mai sus, Hospice nu va dezvălui, vinde, da spre consultare, închiria datele tale cu
caracter personal.

Transferul datelor în afara UE / SEE
Hospice nu transfera datele tale in afara UE / SEE. Te informăm ca unii dintre împuterniciţii, operatorii asociati
sau terţii enumeraţi mai sus ar putea sa transfere datele cu caracter personal in afara UE/ SEE (Spaţiul
Economic European). In acest caz, FUNDATIA HOSPICE “CASA SPERANTEI” a inclus în Politica de
confidenţialitate măsuri menite să se asigure că destinatarul acestor date va proteja la rândul său informaţiile
tale.

9. SECURITATEA DATELOR
Păstrăm datele tale cu caracter personal pe serverele Hospice, aflate pe teritoriul României, ṣi în format letric
în arhivele societăţii.
Folosim măsuri tehnice și organizatorice adecvate, cu scopul de a proteja datele cu caracter personal
împotriva pierderii, utilizării incorecte, divulgării, modificării, indisponibilității, accesului neautorizat și
distrugerii. Astfel de măsuri includ securitatea accesului fizic si logic la servere, staţii de lucru, aplicaţii,
responsabilizarea personalului, criptări, parole, certificate de securitate. Documentele în format scris se afla
în dulapuri închise cu cheie, în incinte securizate.
Personalul Hospice care prelucrează datele tale cu caracter personal a fost instruit ṣi a încheiat un acord de
confidenţialitate

10.DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE
In calitate de persoană vizată, conform Regulamentului 679/2016 ai următoarele drepturi:
• Dreptul la informare prevăzut de art. 13 și 14 din Regulament. Acest drept îţi permite să ṣtii chiar de
la început, de când datele tale sunt colectate, cum anume vor fi folosite, de ce, cui se transferă, durata
prelucrării ṣi drepturile tale. Politica noastra de confidenţialitate prin aceasta Nota de informare face
tocmai acest lucru.
• Dreptul de acces la datele tale prevăzut de art. 15 din Regulament. Acest drept îţi permite să obţii
oricând de la noi o confirmare dacă datele tale sunt sau nu prelucrate. Dacă datele sunt prelucrate,
ne poţi solicita o copie a acestora.
• Dreptul la rectificarea datelor prevazut de art. 16 din Regulament. Acest drept îţi permite să ne soliciţi
rectificarea sau completarea datelor tale, fără întârziere nejustificată.
• Dreptul la restricționarea datelor este prevăzut de art. 18 din Regulament. Acest drept are caracter
temporar. Poţi să ne soliciţi restricţionarea datelor daca tu crezi că acestea nu sunt exacte – pe
perioada cât verificăm exactitatea acestora sau, dacă prelucrarea este ilegală ṣi doreṣti
restricţionarea ṣi nu ṣtergerea datelor; de asemenea, dacă noi nu mai dorim să prelucrăm aceste
date dar tu ni le soliciţi în vederea constatării, exercitării sau apărării unui drept în instanţă. Ca urmare
a unei astfel de solicitări, vom opri prelucrarea datelor pentru o anumită perioadă de timp. Dacă se
va ridica restricţia de prelucrare, tu vei fi notificat.
• Dreptul la portabilitatea datelor este prevăzut de art. 20 din Regulament. Acest drept se referă la
posibilitatea de a primi datele tale furnizate într-un format structurat, utilizat în mod curent și care
poate fi citit automat și de a transmite aceste date altui operator, fără nici o opoziţie din partea noastra.
Datele personale la care se referă acest drept sunt cele obţinute de noi în temeiul consimtământului
sau pe baza contractului de munca. Ai dreptul de a solicita transmiterea directa a datelor tale către
un alt operator, în măsura în care aceasta poate fi realizată de noi din punct de vedere tehnic.
• Dreptul la opoziţie este prevăzut de art.21 din Regulament. Ai dreptul în orice moment să te opui
prelucrării datelor tale obţinute în temeiul interesului nostru legitim (art.6 alin 1 lit.e ṣi f) sau creării de
profiluri. Dreptul de a te opune prelucrării datelor tale poate fi limitat în cazul în care putem demonstra
că avem motive legitime pentru a prelucra aceste date, care prevalează față de interesele tale.
• Dreptul de a depune o plângere – art. 77 din Regulament – la Autoritatea Natională de
Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal. B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30,
Sector 1, cod postal 010336, Bucureṣti, Romania. +40.318.059.211/+40.318.059.212,
anspdcp@dataprotection.ro.
Te rugăm să ai în vedere faptul că drepturile tale pot fi limitate în anumite situații aṣa cum reiese din art. 23
din Regulament și fac obiectul legilor și reglementărilor aplicabile privind protecția datelor cu caracter
personal.
De câte ori ne vei solicita exercitarea acestor drepturi va trebui să îţi dovedeṣti identitatea și să ne oferi alte
detalii care să ne ajute să răspundem cererii tale. Răspunsul la cererea ta va fi oferit cât mai rapid, în termen
de maxim 30 de zile ṣi doar în cazuri temeinic justificate sau dacă cererea ta are un grad mare de
complexitate, vom extinde această perioadă. Vei fi informat despre motivele si durata prelungirii termenului.
Nu vom percepe o taxă pentru a răspunde cererii tale .
Pentru a îţi exercita unul sau mai multe din aceste drepturi, te rugăm să ne contactezi la adresa de e-mail:
gdpr@hospice.ro.

11.ACTUALIZARI NOTA DE INFORMARE
Revizuim regulat și, dacă este cazul, actualizăm periodic această Nota de Informare atunci când intervin
modificări. Vom actualiza data acestui document de fiecare dată când acesta este modificat.
Actualizat astazi 01.03.2020
Informarea se face prin: afișare la sediu, în scris, prin email, prin publicare pe pagina web.

12.DATE DE CONTACT
Ne poţi contacta folosind oricare din caile de mai jos:
Prin email la adresa gdpr@hospice.ro
Prin curier sau posta la adresa: Strada Sitei, nr. 17A, Braşov
Prin telefon la numarul tel: 0268474405